उपायुक्त (डीसी) अपराजिता ने गुरुवार को कैथल स्थित जिला कोषागार कार्यालय का अचानक निरीक्षण किया और कार्यालय के कामकाज, अभिलेखों और समग्र व्यवस्था की समीक्षा की। निरीक्षण के दौरान, उपस्थिति रजिस्टर में अनियमितताएं पाई गईं क्योंकि कुछ रिकॉर्ड ठीक से नहीं रखे गए थे। इन कमियों को गंभीरता से लेते हुए, जिला आयुक्त ने अधिकारियों को जिला कोषागार कार्यालय का कार्यभार संभाल रहे सहायक और उपस्थिति रजिस्टर रखने के लिए जिम्मेदार क्लर्क को कारण बताओ नोटिस जारी करने का निर्देश दिया।
उन्होंने भंडारगृह से निरीक्षण शुरू किया और अधिकारियों को यह सुनिश्चित करने का निर्देश दिया कि सभी अभिलेख और दस्तावेज व्यवस्थित और क्रमबद्ध तरीके से रखे जाएं। इसके बाद डीसी ने क्लर्क के कमरे का निरीक्षण किया और उपस्थिति रजिस्टर की जाँच की। निरीक्षण के दौरान यह पाया गया कि छुट्टी का आवेदन उपलब्ध होने के बावजूद, उपस्थिति ठीक से दर्ज नहीं की गई थी।
लापरवाही को ध्यान में रखते हुए, जिला आयुक्त ने जिला कोषागार कार्यालय का कार्यभार संभाल रहे सहायक को कारण बताओ नोटिस जारी करने का निर्देश दिया। उन्होंने उपस्थिति रजिस्टर रखने के लिए जिम्मेदार क्लर्क को भी कारण बताओ नोटिस जारी करने का आदेश दिया।
कोषागार अधिकारी के कार्यालय और तिजोरी का विस्तृत निरीक्षण भी किया गया। उन्होंने अधिकारियों को निर्देश दिया कि वे अभिलेखों का उचित रखरखाव करें और निर्धारित नियमों एवं प्रक्रियाओं के अनुसार अनावश्यक दस्तावेजों को हटा दें। उन्होंने डाक टिकटों के वितरण और बिक्री सहित विभिन्न गतिविधियों के संचालन की समीक्षा की और उनकी वर्तमान स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त की।
उन्होंने अधिकारियों को कार्यालय परिसर में उचित व्यवस्था बनाए रखने और स्वच्छता पर विशेष ध्यान देने का निर्देश दिया। उन्होंने विशेष रूप से निर्देश दिया कि कोषागार कार्यालय के बाहर स्थित शौचालय को साफ रखा जाए।
स्वच्छता और सुव्यवस्थित अभिलेख प्रबंधन के महत्व पर जोर देते हुए उन्होंने कहा कि स्वच्छ और सुव्यवस्थित कार्यालय बनाए रखना हम सबकी जिम्मेदारी है। उन्होंने सभी विभागाध्यक्षों को निर्देश दिया कि वे सुनिश्चित करें कि उनके कार्यालयों में अनावश्यक सामग्री जमा न हो। उन्होंने आगे कहा कि पुराने अभिलेखों का निपटान निर्धारित प्रक्रिया के अनुसार ही किया जाना चाहिए, जबकि महत्वपूर्ण अभिलेखों को सुरक्षित और कुशल प्रबंधन सुनिश्चित करने के लिए डिजिटाइज़ किया जाना चाहिए।
